স্ক্যান করলেই মেমোতে, বদলের পিস স্টকে ফেরে, ক্যাশের গরমিল মালিকের চোখে

শুরু করার আগে

কে কী করেন

কে কী দেখবে মালিক নিজে বদলাতে পারেন। যা লুকানো, তা সার্ভার থেকেই পাঠানো হয় না, তাই অন্য ফোনে খুলেও দেখা যায় না।

ক্যাশিয়ার

স্ক্যান করে বিক্রি

1. বাঁ পাশের মেনু থেকে বিক্রি খুলুন, বা কিবোর্ডে F1 চাপুন।
2. পিসের লেবেলের বারকোড স্ক্যান করুন। প্রতিটি স্ক্যানে মেমোতে এক পিস যোগ হয়, একই পিস আবার স্ক্যান করলে সংখ্যা বাড়ে।
3. স্ক্যানার না থাকলে উপরের ঘরে নাম বা স্টাইল কোড লিখুন, তারপর পণ্যে চাপুন।
4. সংখ্যা কমাতে-বাড়াতে মেমোর − আর + চাপুন। লাইনের নামে চাপলে দাম বা আলাদা ছাড় বদলানো যায়।

সাইজ-রং বেছে নেওয়া

লেবেল ছেঁড়া বা পড়া যাচ্ছে না? পণ্যে চাপলে সাইজ আর রঙের ঘর খোলে। প্রতিটি ঘরে লেখা কয়টা আছে। ঘরে চাপলে এক পিস মেমোতে যায়, আবার চাপলে আরেকটা। ডোরাকাটা ঘর মানে ওই সাইজ-রং শেষ।

গ্রাহক ও সেলসম্যান

1. গ্রাহক যোগ করুন চাপুন (F4)। ফোন নম্বরের কয়েকটা সংখ্যা দিলেই পুরনো গ্রাহক চলে আসে। নতুন হলে পুরো ১১ সংখ্যা দিয়ে নাম লিখে যোগ করুন।
2. পুরনো গ্রাহক বাছলেই মেমোর উপরে দেখায় এটা তাঁর কততম কেনাকাটা, শেষ কবে এসেছিলেন, সাধারণত কোন সাইজ নেন, আর বাকি বা ক্রেডিট নোট আছে কিনা। কথা শুরু করার আগেই জানা যায় তিনি কে।
3. গ্রাহক না দিলেও বিক্রি হয়। শুধু বাকিতে দিতে হলে গ্রাহক লাগে।
4. যে সেলসম্যান কাপড় দেখিয়েছেন তার নামে চাপুন। পরের মেমোতেও তার নাম আগে থেকে থাকবে। মাস শেষে তার কমিশন এখান থেকেই হিসাব হয়।

ছাড়

ছাড় দিন চাপুন। টাকায় লিখুন, বা ৫০, ১০০, ৫%, ১০% চাপুন। "শ-এ মিলিয়ে দিন" চাপলে মোট টাকা গোল অঙ্কে আসে, দরদামের পর যেটা সবচেয়ে বেশি লাগে।

ক্যাশিয়ার নিজে ১০% পর্যন্ত দিতে পারেন (মালিক বদলাতে পারেন)। এর বেশি হলে টাকা নেওয়ার সময় ম্যানেজার বা মালিকের পিন চাইবে, আর সেটা মালিকের অডিটে উঠবে। অফারের ছাড় এই সীমায় ধরা হয় না।

টাকা নেওয়া

1. টাকা নিন চাপুন (F8)। কত নিতে হবে বড় করে দেখায়।
2. ক্যাশ হলে গ্রাহক যত দিলেন লিখুন, বা ৫০০/১০০০ এর বোতাম চাপুন। কত ফেরত দিতে হবে নিজে থেকে দেখায়।
3. বিকাশ, নগদ বা কার্ড হলে উপরে সেটা বাছুন, চাইলে শেষ ৪ সংখ্যা লিখে রাখুন।
4. কিছু ক্যাশে, কিছু বিকাশে? বাকি … অন্যভাবে চাপুন, আরেকটা লাইন আসবে।
5. পুরো টাকা না দিলে বাকিটা গ্রাহকের বাকি খাতায় ওঠে।
6. টাকা পেয়েছি, মেমো করুন চাপুন বা Enter।

টাকার ঘরে ভুল করে বারকোড স্ক্যান হয়ে গেলে অ্যাপ সেটা ধরে ফেলে বাদ দেয়, ভুল অঙ্কে মেমো হয় না।

রসিদ

মেমো হলে রসিদ ছাপুন (P), বা গ্রাহকের নম্বর থাকলে হোয়াটসঅ্যাপ বা এসএমএস চাপুন: পুরো রসিদ লেখা অবস্থায় আপনার ফোনের মেসেজ খুলবে, শুধু পাঠান চাপবেন। রসিদের নিচে লেখা থাকে এটা গ্রাহকের কততম কেনাকাটা আর পরের উপহার কবে। পরের গ্রাহকের পিস স্ক্যান করলেই নতুন মেমো শুরু হয়, আলাদা কিছু চাপতে হয় না।

রসিদের নিচের বারকোডটা জরুরি: বদলের সময় এটা স্ক্যান করলেই পুরনো মেমো খুলে যায়। দোকানের বদলের নিয়ম রসিদের নিচে ছাপা থাকে।

মেমো রেখে দেওয়া

গ্রাহক আরেকটা সাইজ ট্রায়াল দিতে গেছেন, পেছনে লাইন। মেমোর উপরে ॥ চাপুন (F9), মেমো সরে যাবে, পরের জনকে বিল করুন। ঘড়ির চিহ্নে চাপলে রাখা মেমোগুলো দেখা যায়, খুলুন চাপলে আগের মতো ফিরে আসে। কম্পিউটার বন্ধ হলেও রাখা মেমো থাকে।

বদল ও ফেরত

1. মেনু থেকে বদল খুলুন। রসিদের বারকোড স্ক্যান করুন, বা মেমো নম্বর বা গ্রাহকের ফোন লিখুন।
2. কোন পিস ফেরত আসছে তার + চাপুন, কারণ বাছুন (সাইজ ছোট, রং পছন্দ হয়নি…)। ফেরতের দাম হয় গ্রাহক যত দিয়েছিলেন তত, ছাড় বাদ দিয়ে।
3. কাউন্টারে নিয়ে নতুন পিস দিন চাপুন, তারপর নতুন পিস স্ক্যান করুন।
4. নতুন পিসের দাম বেশি হলে বাকি টাকা নিন। কম হলে গ্রাহক যা পাবেন তার ক্রেডিট নোট ছাপা হয়। সমান হলে শুধু বদল শেষ করুন।

ফেরত আসা পিস সঙ্গে সঙ্গে স্টকে ওঠে। একই পিস দুবার ফেরত নেওয়া যায় না। নগদ টাকা ফেরত শুধু মালিক চালু করলেই হয়, আর পিন লাগে।

ক্রেডিট নোট ব্যবহার

গ্রাহক ক্রেডিট নোট নিয়ে এলে স্বাভাবিকভাবে পিস স্ক্যান করুন। টাকা নেওয়ার সময় ক্রেডিট নোট বেছে কোডটা লিখুন বা স্ক্যান করুন। কত আছে, মেয়াদ কবে পর্যন্ত, নিজে থেকে দেখায়, আর বাকিটা ক্যাশ বা বিকাশে নেওয়া যায়। একটা নোট কয়েকবারে খরচ করা যায়, শেষ হলে আর চলে না।

দিনের শেষে ক্যাশ গোনা

1. সকালে ক্যাশ পাতায় ড্রয়ারে কত টাকা আছে (খুচরা সহ) লিখে ক্যাশ খুলুন।
2. দিনে চা-নাস্তা, ভ্যান ভাড়ার মতো খরচ খরচ বোতামে লিখে রাখুন।
3. রাতে দিন শেষ, ক্যাশ গুনুন চাপুন। প্রতিটি নোট কয়টা আছে দিন, মোট নিজে হিসাব হয়।

নেট না থাকলে

বিক্রি থামে না। উপরের ডানে নেট নেই · ২টি জমা দেখাবে, মেমো এই কম্পিউটারেই থাকবে। নেট ফিরলে নিজে থেকে সার্ভারে যায় আর মেমো নম্বর বসে যায়। কম্পিউটার বন্ধ করলেও জমা থাকা মেমো হারায় না।

কোনো কারণে সার্ভার কোনো মেমো না নিলে (যেমন অন্য কাউন্টারে শেষ পিসটা আগেই বিক্রি হয়ে গেছে) লাল দাগে দেখাবে, আর মেমো আবার খুলুন চাপলে মেমো কাউন্টারে ফিরে আসে।

গ্রাহক, বাকি আর মেসেজ

গ্রাহক পাতায় প্রত্যেক গ্রাহকের কেনাকাটা, কতবার এসেছেন, সাধারণত কোন সাইজ নেন, ক্রেডিট নোট আর বাকি দেখা যায়। বাকি তুলতে বাকি নিন চাপুন। কাউন্টারে না এসেও নতুন গ্রাহক যোগ করতে উপরের + চাপুন।

উপরের চারটি ভাগ:

• বাকি আছে: কার কাছে কত, কতদিন ধরে, আর শেষ কবে মনে করানো হয়েছে।
• নিয়মিত: ৫ বার বা বেশি কিনেছেন এমন গ্রাহক।
• আসছেন না: অন্তত দুবার কিনেছেন, কিন্তু ৪০ দিনের বেশি আসেননি।

নামের পাশে মেসেজ চাপলে লেখা মেসেজ দেখায়। বাকির মেসেজে টাকার অঙ্ক, কবে থেকে বাকি আর আপনার বিকাশ/নগদ নম্বর থাকে। আসছেন না এমন গ্রাহকের মেসেজে চলতি অফারের খবর থাকে। হোয়াটসঅ্যাপ বা এসএমএস চাপলে আপনার ফোন থেকেই যায়, আলাদা খরচ নেই। বাকির মেসেজ পাঠালে তারিখটা খাতায় উঠে যায়, যাতে একই জনকে বারবার বিরক্ত না করেন।

মালিকের আজকের হিসাবে দেখায় কতজনের কাছে বাকি, কতজনের বাকি ১৫ দিনের বেশি অথচ এক সপ্তাহে মনে করানো হয়নি, আর কতজন আসছেন না।

নিয়মিত গ্রাহকের উপহার

মালিক সেটিংস → নিয়ম থেকে ঠিক করেন প্রতি কততম কেনাকাটায় কত ছাড় (ডেমোতে প্রতি ৫ম কেনাকাটায় ৫%)। যে কেনাকাটায় উপহার পাওনা, গ্রাহক বাছলেই মেমোতে সবুজ লাইনে ছাড়টা নিজে বসে যায়। ক্যাশিয়ার চাইলে সরান চাপতে পারেন।

এই ছাড় ক্যাশিয়ারের ছাড়ের সীমায় ধরা হয় না, পিন লাগে না। সার্ভার নিজে মিলিয়ে দেখে সত্যিই এটা সেই কততম কেনাকাটা কিনা, তাই কেউ ইচ্ছেমতো উপহার দিতে পারে না। মেমো বাতিল হলে গোনাও এক কমে যায়। পরে এই মেমো থেকে বদল নিলে গ্রাহক যত দিয়েছিলেন ততই ফেরত পান।

ম্যানেজার

নতুন পণ্য, একবারে সব সাইজ-রং

1. পণ্য পাতায় নতুন পণ্য চাপুন। নাম, ক্যাটাগরি আর গায়ের দাম দিন। স্টাইল কোড নিজে থেকে হয়।
2. সাইজের ধরন বাছুন: S–XXL, ৩৮–৪৬, কোমর ২৮–৩৬, বাচ্চার বয়স, বা ফ্রি সাইজ। দরকার হলে আরেকটা সাইজ যোগ করুন।
3. যে রংগুলো এসেছে চাপুন। তালিকায় না থাকলে নাম লিখে রং বেছে যোগ করুন।
4. নিচের ঘরে প্রতিটি সাইজ-রঙে কয় পিস আছে দিন। সব ঘরে একই সংখ্যা হলে "সব ঘরে" দিয়ে একবারে ভরুন। বড় সাইজের দাম আলাদা হলে ডানে লিখুন।
5. পণ্য যোগ করুন চাপলেই প্রতিটি সাইজ-রঙের আলাদা বারকোড তৈরি হয়, আর সরাসরি লেবেল ছাপার পাতা খোলে।

পণ্যের ছবি

পণ্য থেকে কোনো স্টাইল খুলে উপরের ছবি অংশে ছবি তুলুন চাপুন, ফোনের ক্যামেরা খুলবে। আগে তোলা ছবি দিতে চাইলে গ্যালারি থেকে চাপুন। একটা স্টাইলে ৮টা পর্যন্ত ছবি রাখা যায়।

• ছবি ফোনেই ছোট করে নেওয়া হয়, তাই কম নেটেও তাড়াতাড়ি ওঠে। নেট না থাকলেও ছবি সাথে সাথে দেখায়, নেট এলে নিজে থেকে সার্ভারে যায়।
• প্রথম ছবিটা কাউন্টারে, স্টকে আর গ্রাহকের কেনাকাটার তালিকায় দেখায়। অন্য ছবিতে তারা চাপলে সেটা প্রথম হয়।
• ছবির নিচে রং বেছে দিলে কাউন্টারে সেই রঙের ঘরের মাথায়, আর মেমোর লাইনে সেই ছবি দেখায়। ক্যাশিয়ার এক নজরে বোঝেন কোন পিসটা।
• যে স্টাইলের ছবি নেই, তার জন্য কাপড়ের ধরন আর আসল রং দেখে একটা ছবি আঁকা থাকে, তাই কাউন্টার কখনও ফাঁকা দেখায় না।

শেয়ার চাপলে ছবি, নাম, দাম, সাইজ আর দোকানের নাম দিয়ে একটা পোস্ট-রেডি ছবি তৈরি হয়। ফোনে সরাসরি হোয়াটসঅ্যাপ, ফেসবুক বা মেসেঞ্জারে দেওয়া যায়, কম্পিউটারে ছবিটা নেমে যায় আর লেখাটা কপি হয়ে থাকে। কাউন্টারে সাইজ-রঙের ঘর থেকেও শেয়ার করা যায়।

মাল তোলা

চালান এলে মাল তোলা খুলুন। সরবরাহকারী বাছুন, স্টাইলের নাম লিখে যোগ করুন, প্রতিটি সাইজ-রঙে কয় পিস এল দিন (ঘরে হালকা করে লেখা থাকে এখন কত আছে)। কেনা দাম দিলে গড় কেনা দাম নিজে থেকে ঠিক হয়। যত টাকা এখন দিলেন লিখুন, বাকিটা সরবরাহকারীর পাওনায় ওঠে। সেভ করলেই ঠিক তত লেবেল ছাপার জন্য তৈরি থাকে।

লেবেল ছাপা

লেবেলে দোকানের নাম, পণ্য, সাইজ, রং, স্টাইল কোড, দাম আর বারকোড থাকে। মাপ বাছুন: ৩৮×২৫ বা ৫০×৩০ মিমি রোল, বা A4 শিট (পাতায় ৫০টি)। কোন ঘরে কয়টা লাগবে বদলানো যায়, "স্টক যত" চাপলে যত পিস আছে তত লেবেল হয়।

স্টক দেখা

প্রতিটি স্টাইলের সাইজ-রং ধরে স্টক। হলুদ ঘর মানে কম আছে, লাল মানে শেষ। "কম আছে" চাপলে শুধু যেগুলো আবার আনতে হবে সেগুলো দেখায়। কোনো পিস নষ্ট বা হারালে ঘরে চাপুন, কারণ লিখে স্টক ঠিক করুন, এটা অডিটে ওঠে।

অফার

ঈদ, পূজা বা পুরনো মাল ক্লিয়ারের জন্য অফার দিন: কত শতাংশ, কোথায় খাটবে (সব পণ্য, একটা ক্যাটাগরি, বা বাছাই করা স্টাইল), কবে থেকে কবে পর্যন্ত। চালু হলে কাউন্টারে দাম নিজে থেকে কমে, রসিদে গায়ের দাম কেটে দেখায়, তারিখ শেষ হলে নিজে থেকে বন্ধ হয়।

মালিক

আজকের হিসাব

দোকানে না থেকেও ফোনে দেখুন: আজ কত বিক্রি, গত সপ্তাহের একই দিনের তুলনায় কম না বেশি, কয়টা মেমো, লাভ কত, টাকা কীভাবে এল (ক্যাশ, বিকাশ, নগদ, কার্ড), কোন সময়ে ভিড়, কোন সেলসম্যান কত বেচলেন, কোন স্টাইল বেশি চলছে। উপরের সতর্কবার্তায় চাপলে সরাসরি সেই জিনিস খোলে।

অডিট: কে কী করল

সীমার বেশি ছাড়, মেমো বাতিল, কাউন্টারে দাম বদল, দেরিতে ফেরত, টাকা ফেরত, স্টক ঠিক করা, ক্যাশে গরমিল, নিয়ম বদল: সব এখানে, কে করলেন আর কে অনুমোদন দিলেন সহ। কিছুই মোছা যায় না। ধরন বা মানুষ ধরে ছাঁকা যায়।

রিপোর্ট ও কমিশন

সেলসম্যান ট্যাবে প্রত্যেকের বিক্রি, পিস আর কমিশন। সাইজ ট্যাবে কোন ক্যাটাগরির কোন সাইজ দ্রুত শেষ হচ্ছে, পরের চালানে কী বেশি আনবেন। পুরনো মাল ট্যাবে ৬০, ৯০ বা ১৮০ দিন বিক্রি না হওয়া মাল আর তাতে কত টাকা আটকে আছে। সব মেমো, স্টক আর গ্রাহক এক্সেলে নামানো যায়।

কে কী দেখবে

কেনা দাম, লাভ, চালানের দাম, গ্রাহকের ফোন, ক্যাশে কত থাকার কথা, স্টকের সংখ্যা: প্রতিটির জন্য ঠিক করুন ম্যানেজার আর ক্যাশিয়ার দেখবেন কিনা।

অনলাইন ক্যাটালগ

সেটিংস → দোকান → অনলাইন ক্যাটালগ চালু করে একটা ছোট ইংরেজি নাম দিন, যেমন nakshi-bogura। দোকানের একটা লিংক তৈরি হয়ে যায়। সেটা ফেসবুক পেজে, হোয়াটসঅ্যাপ স্ট্যাটাসে বা গ্রাহকের ইনবক্সে দিন।

• লিংকে দোকানের সব স্টাইল দেখায়: ছবি, দাম, চলতি অফার আর কোন সাইজ-রং আছে। কয়টা আছে সেই সংখ্যা, কেনা দাম বা কোনো গ্রাহকের তথ্য দেখায় না।
• গ্রাহক রং আর সাইজ বেছে হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার চাপলে আপনার নম্বরে মেসেজ আসে। তাতে লেখা থাকে স্টাইলের নাম, কোড, রং, সাইজ, দাম আর ওই পণ্যের লিংক।
• দাম, অফার আর স্টক সরাসরি দোকানের খাতা থেকে আসে, তাই আলাদা করে কিছু আপডেট করতে হয় না। কোনো সাইজ শেষ হলে লিংকেও কেটে যায়।
• পণ্যের শেয়ার চাপলে ক্যাপশনেই ওই পণ্যের অর্ডারের লিংক চলে আসে।

ডেমো দোকানের ক্যাটালগ: /s/nakshi

নিয়ম ও ব্যাকআপ

সেটিংস → নিয়ম থেকে ছাড়ের সীমা, কত দিনের মধ্যে বদল, ক্রেডিট নোটের মেয়াদ, টাকা ফেরত দেওয়া যাবে কিনা, নিয়মিত গ্রাহকের উপহার, বাকির মেসেজের বিকাশ নম্বর, ভ্যাট আর লেবেলের মাপ ঠিক করুন। স্টাফ থেকে লোক যোগ করুন, পিন আর কমিশন দিন। ব্যাকআপ থেকে পুরো হিসাবের এক ফাইল নামিয়ে রাখুন, সার্ভারও প্রতি রাতে নিজে একটা কপি রাখে।

মোবাইলে

ছোট দোকানে ফোনেই কাউন্টার চলে। নিচে মেমোর মোট দেখায়, চাপলে পুরো মেমো খোলে। মেমো শেষ হলে আবার পণ্যের তালিকায় ফেরে।

কিবোর্ড

প্রশ্ন-উত্তর